เอกสารอะไรบ้างที่ต้องเก็บไว้สำหรับทำบัญชี
การทำบัญชีที่ถูกต้องและครบถ้วนเป็นสิ่งสำคัญสำหรับธุรกิจทุกประเภท การเก็บรักษาเอกสารทางบัญชีอย่างเป็นระบบไม่เพียงช่วยให้การจัดทำบัญชีเป็นไปอย่างราบรื่น แต่ยังเป็นข้อกำหนดตามกฎหมายที่ผู้ประกอบการต้องปฏิบัติตาม
เอกสารหลักฐานการขาย (เอกสารรายรับ)
ใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงิน
เอกสารที่แสดงถึงรายได้ของธุรกิจ ประกอบด้วย ใบกำกับภาษีเต็มรูปแบบ ใบกำกับภาษีอย่างย่อ และใบเสร็จรับเงิน ต้องระบุข้อมูลครบถ้วนตามที่กฎหมายกำหนด
ใบส่งของ/ใบแจ้งหนี้
เอกสารที่แสดงการส่งมอบสินค้าหรือการให้บริการ ช่วยในการตรวจสอบความถูกต้องของรายการขายและการเก็บเงิน
สัญญาการขาย/การให้บริการ
เอกสารที่แสดงข้อตกลงทางการค้า เงื่อนไขการชำระเงิน และรายละเอียดของสินค้าหรือบริการ
เอกสารหลักฐานการซื้อ (เอกสารรายจ่าย)
ใบกำกับภาษีที่ได้รับ
เอกสารที่ได้รับจากผู้ขายเมื่อมีการซื้อสินค้าหรือบริการ สำคัญสำหรับการหักภาษีซื้อและการบันทึกต้นทุน
ใบเสร็จรับเงิน/ใบส่งของที่ได้รับ
หลักฐานการจ่ายเงินและการรับมอบสินค้า ช่วยในการตรวจสอบความถูกต้องของรายการซื้อ
ใบสำคัญจ่าย
เอกสารภายในที่บันทึกการจ่ายเงินประเภทต่างๆ เช่น ค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน ค่าใช้จ่ายส่วนตัวของเจ้าของ
เอกสารทางการเงิน
สมุดเงินฝากธนาคาร/สเตทเมนต์
หลักฐานแสดงการเคลื่อนไหวของเงินในบัญชีธนาคาร ใช้สำหรับการกระทบยอดและตรวจสอบความถูกต้องของรายการเงินสด
เช็ค/สลิปโอนเงิน
เอกสารแสดงการจ่ายเงินและการรับเงินผ่านธนาคาร ต้องเก็บไว้พร้อมกับรายละเอียดวัตถุประสงค์การจ่าย
สัญญาเงินกู้/หนังสือกู้ยืม
เอกสารแสดงภาระหนี้สินและเงื่อนไขการชำระหนี้ สำคัญสำหรับการบันทึกหนี้สินและดอกเบี้ยจ่าย
เอกสารเกี่ยวกับสินทรัพย์
ใบกำกับภาษีการซื้อสินทรัพย์ถาวร
หลักฐานการซื้อที่ดิน อาคาร เครื่องจักร อุปกรณ์ ยานพาหนะ และสินทรัพย์ถาวรอื่นๆ
เอกสารสิทธิ์/โฉนดที่ดิน
หลักฐานแสดงกรรมสิทธิ์ในที่ดินและอสังหาริมทรัพย์ ใช้สำหรับการบันทึกสินทรัพย์และการคำนวณภาษี
สัญญาเช่า/สัญญาจ้าง
เอกสารแสดงข้อตกลงการเช่าสินทรัพย์หรือการจ้างทำงาน มีผลต่อการบันทึกค่าใช้จ่ายและภาระผูกพัน
เอกสารเกี่ยวกับพนักงาน
สลิปเงินเดือน/ใบจ่ายเงินเดือน
รายละเอียดการจ่ายเงินเดือน โบนัส เบี้ยเลี้ยง และสวัสดิการแก่พนักงาน
เอกสารภาษีหัก ณ ที่จ่าย (ภงด.)
หลักฐานการหักภาษี ณ ที่จ่ายจากเงินเดือนพนักงานและการจ่ายเงินให้กับบุคคลอื่น
เอกสารประกันสังคม
หลักฐานการจ่ายเงินสมทบประกันสังคมและเงินทดแทน
เอกสารภาษีและการรายงาน
แบบแสดงรายการภาษีมูลค่าเพิ่ม (ภพ.30)
รายงานภาษีมูลค่าเพิ่มรายเดือนที่ยื่นต่อกรมสรรพากร
แบบแสดงรายการภาษีเงินได้นิติบุคคล (ภงด.50)
รายงานภาษีเงินได้ประจำปีของนิติบุคคล
ใบรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย
เอกสารแสดงการหักภาษีจากการจ่ายเงินให้กับบุคคลอื่น
วิธีการจัดเก็บเอกสารที่มีประสิทธิภาพ
การจัดระบบตามประเภท
จัดแยกเอกสารตามประเภทรายรับ รายจ่าย สินทรัพย์ และหนี้สิน เพื่อความสะดวกในการค้นหา
การเก็บรักษาตามกฎหมาย
สำคัญ: เอกสารบัญชีต้องเก็บไว้อย่างน้อย 5 ปี นับจากวันที่ปิดบัญชีประจำปี ตามพระราชบัญญัติการบัญชี
การสำรองข้อมูล
ควรมีการสำรองเอกสารในรูปแบบดิจิทัล เพื่อป้องกันการสูญหายและเพิ่มความสะดวกในการเข้าถึง
ข้อแนะนำสำหรับผู้ประกอบการ
การเก็บรักษาเอกสารทางบัญชีอย่างเป็นระบบไม่เพียงช่วยให้การทำบัญชีถูกต้องตามกฎหมาย แต่ยังช่วยในการวิเคราะห์ผลการดำเนินงานและการวางแผนทางการเงิน การลงทุนเวลาในการจัดระบบเอกสารที่ดีจะช่วยประหยัดเวลาและค่าใช้จ่ายในระยะยาว
สำหรับผู้ประกอบการที่ยังไม่มั่นใจในการจัดทำบัญชีเอง แนะนำให้ปรึกษานักบัญชีมืออาชีพหรือใช้บริการทำบัญชีเพื่อให้มั่นใจว่าการดำเนินการเป็นไปตามข้อกำหนดของกฎหมายอย่างครบถ้วน
