เช็กลิสต์เตรียมเอกสารก่อนส่งให้สำนักงานบัญชี
การเตรียมเอกสารทางการเงินและบัญชีให้ครบถ้วนและถูกต้อง ช่วยให้การทำบัญชีและการยื่นภาษีเป็นไปอย่างราบรื่น เช็กลิสต์นี้จัดกลุ่มตามหมวดเพื่อใช้งานจริงในแต่ละรอบเดือนและรอบปี หากต้องการทำความเข้าใจว่าเอกสารแต่ละกลุ่ม “ทำไมต้องเก็บ” และอ้างอิงกฎหมายใด อ่านบทความอ้างอิงได้ที่ท้ายหน้า
เอกสารรายได้
รายได้จากการขาย/บริการ
- ใบกำกับภาษีเต็มรูป (ต้นฉบับ)
- ใบเสร็จรับเงิน / ใบกำกับภาษีอย่างย่อ
- สำเนาเช็ค / หลักฐานการรับเงินผ่านธนาคาร
- เอกสารประกอบการขายผ่านออนไลน์ (Marketplace, โอนเงิน, e-Wallet)
- สัญญาการให้บริการ / ใบสั่งซื้อ (ถ้ามี)
รายได้อื่น ๆ
- ดอกเบี้ยรับจากธนาคาร
- เงินปันผลจากการลงทุน
- รายได้จากการเช่าทรัพย์สิน
- รายได้อื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจ
เอกสารค่าใช้จ่าย
ค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน
- ใบเสร็จค่าเช่าสำนักงาน / โรงงาน
- ใบเสร็จค่าไฟฟ้า น้ำประปา โทรศัพท์
- ใบเสร็จค่าอินเทอร์เน็ต
- ค่าใช้จ่ายด้านการตลาดและโฆษณา
- ค่าใช้จ่ายในการเดินทาง (ใบเสร็จ + เอกสารประกอบ)
- ค่าน้ำมันเชื้อเพลิง (ถ้าใช้รถในธุรกิจ)
ค่าใช้จ่ายในการซื้อสินค้า/วัตถุดิบ
- ใบกำกับภาษีซื้อสินค้า / วัตถุดิบ
- ใบสั่งซื้อ / สัญญาซื้อขาย
- หลักฐานการจ่ายเงิน (เช็ค / โอนเงิน)
- ใบรับของ / ใบส่งของ
ค่าใช้จ่ายด้านบุคลากร
- สลิปเงินเดือนพนักงาน
- หลักฐานการหักภาษี ณ ที่จ่าย (ภ.ง.ด.1, ภ.ง.ด.3)
- เอกสารการจ่ายเงินประกันสังคม
- เอกสารการจ่ายเงินกองทุนเงินทดแทน
เอกสารจากธนาคาร
- สเตทเมนต์ธนาคารทุกบัญชี (ครบทุกเดือน)
- สมุดเงินฝากธนาคาร (หน้าที่มีรายการเข้า-ออก)
- หลักฐานการโอนเงิน / ถอนเงิน
- สลิปเงินฝาก
- เอกสารสินเชื่อ / เครดิต (ถ้ามี)
เอกสารสินทรัพย์และหนี้สิน
สินทรัพย์
- เอกสารการซื้อครุภัณฑ์ / อุปกรณ์ (ราคาสูงกว่า 20,000 บาท)
- เอกสารการซื้อรถยนต์ / รถจักรยานยนต์ที่ใช้ในธุรกิจ
- เอกสารการซื้อ / เช่าอสังหาริมทรัพย์
- บัญชีสต็อกสินค้า (ณ วันสิ้นปี)
หนี้สิน
- เอกสารการกู้เงิน / สินเชื่อ
- ตารางผ่อนชำระ
- หลักฐานการชำระหนี้
- ใบแจ้งหนี้ค้างจ่ายต่าง ๆ
เอกสารทางกฎหมายและภาษี
ใบอนุญาตและทะเบียน
- หนังสือรับรองบริษัท / ห้างหุ้นส่วน (ไม่เกิน 6 เดือน)
- ทะเบียนพาณิชย์ / ใบอนุญาตประกอบธุรกิจ
- ทะเบียนพาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์ (สำหรับร้านค้าออนไลน์)
- ใบอนุญาตต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจ
เอกสารภาษี
- แบบแสดงรายการภาษีปีที่แล้ว
- หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย
- เอกสารภาษีเงินได้นิติบุคคล (ถ้าเป็นบริษัท)
- ภ.ง.ด.53 หรือ ภ.ง.ด.50 ตามประเภทผู้ประกอบการ
ทิปการจัดเตรียมและส่งมอบเอกสาร
การจัดระเบียบ
- แยกเอกสารตามประเภทและเดือน
- เรียงลำดับตามวันที่
- ใส่ในแฟ้มหรือซองแยกตามหมวดหมู่
- ติดป้ายชื่อหมวดหมู่ให้ชัดเจน
การตรวจสอบคุณภาพเอกสาร
- เอกสารต้นฉบับครบถ้วน
- ตัวอักษรชัดเจน อ่านได้
- ไม่มีรอยฉีกขาดหรือเปียกน้ำ
- ระบุวันที่และจำนวนเงินชัดเจน
การส่งมอบเอกสาร
- ทำสำเนาเก็บไว้ก่อนส่ง
- ส่งเอกสารตรงเวลาตามที่นัดหมาย
- แนบรายการเอกสารที่ส่งมอบ
- เก็บหลักฐานการส่งมอบไว้
อย่าลืมเก็บต้นฉบับไว้อย่างน้อย 5 ปี: แม้ส่งเอกสารให้สำนักงานบัญชีแล้ว กิจการยังมีหน้าที่ตามกฎหมายในการเก็บรักษาเอกสาร โดยฝั่งภาษีมูลค่าเพิ่มต้องเก็บรายงานและใบกำกับภาษีพร้อมเอกสารประกอบไว้ไม่น้อยกว่า 5 ปี ตามมาตรา 87/3 แห่งประมวลรัษฎากร และฝั่งบัญชีต้องเก็บบัญชีและเอกสารประกอบไว้ไม่น้อยกว่า 5 ปี ตามพระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543 จึงควรทำสำเนา (หรือสแกนไฟล์) เก็บไว้ทุกครั้งก่อนส่งมอบ
คำถามที่พบบ่อย (FAQ)
ควรส่งเอกสารให้สำนักงานบัญชีบ่อยแค่ไหน?
สำหรับกิจการที่จด VAT ควรส่งเป็นรายเดือนเพื่อให้ทันยื่น ภ.พ.30 ภายในกำหนด ส่วนเอกสารสรุปประจำปี (เช่น สต็อกสินค้า ณ วันสิ้นปี) ให้จัดเตรียมเพิ่มในรอบปิดบัญชี
ส่งเอกสารเป็นไฟล์ดิจิทัลได้ไหม?
ได้ และช่วยให้ค้นหาสะดวก แต่ควรเก็บต้นฉบับเอกสารสำคัญไว้ด้วยตามที่กฎหมายกำหนด ควรตกลงรูปแบบไฟล์กับสำนักงานบัญชีล่วงหน้า
ถ้าเอกสารบางใบหายต้องทำอย่างไร?
ให้ขอสำเนา/ใบแทนจากคู่ค้าโดยเร็ว โดยเฉพาะใบกำกับภาษีซื้อที่ใช้เครดิตภาษี เพราะการขาดเอกสารอาจกระทบสิทธิทางภาษีและการบันทึกบัญชี
บทความที่เกี่ยวข้อง
- อ้างอิงว่าเอกสารแต่ละกลุ่มคืออะไรและต้องเก็บกี่ปี: เอกสารอะไรบ้างที่ต้องเก็บไว้สำหรับทำบัญชี
- ผู้เริ่มเปิดบริษัทและเอกสารที่ต้องเก็บ: ภาษีนิติบุคคลมีอะไรบ้าง สิ่งที่ต้องรู้ก่อนเปิดบริษัท
- ผู้ขายออนไลน์ผ่าน Marketplace: การทำบัญชีขายของออนไลน์ผ่าน Marketplace
หากมีข้อสงสัยว่าเอกสารที่เตรียมไว้ครบถ้วนและถูกต้องตามกฎหมายหรือไม่ ทีมผู้เชี่ยวชาญของตะวัน คอนซัลแทนท์ ยินดีให้คำปรึกษาก่อนส่งเอกสาร
อ้างอิงกฎหมาย: มาตรา 87/3 แห่งประมวลรัษฎากร; พระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543
