เบี้ยเลี้ยงเดินทางและการยกเว้นภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา ตามมาตรา 42 (1) แห่งประมวลรัษฎากร

ความเป็นมา

ในการดำเนินธุรกิจ บริษัทมักมีความจำเป็นที่จะต้องส่งพนักงานออกไปปฏิบัติงานนอกสถานที่ ซึ่งในกรณีเช่นนี้ บริษัทจะต้องจ่ายเบี้ยเลี้ยงเดินทางให้กับพนักงาน แต่ประเด็นสำคัญที่ผู้ประกอบการและฝ่ายบัญชีต้องพิจารณาคือ ค่าเบี้ยเลี้ยงดังกล่าวจะได้รับการยกเว้นภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาหรือไม่ และมีเงื่อนไขอย่างไร

บทความนี้จะอธิบายถึงแนวทางการพิจารณาค่าเบี้ยเลี้ยงตามมาตรา 42 (1) แห่งประมวลรัษฎากร โดยอ้างอิงจากหนังสือหารือที่ออกโดยกรมสรรพากร เลขที่ 0702/4734 ลงวันที่ 11 กรกฎาคม 2562

หลักเกณฑ์การพิจารณาค่าเบี้ยเลี้ยงที่ได้รับยกเว้นภาษี

ตามมาตรา 42 (1) แห่งประมวลรัษฎากร ค่าเบี้ยเลี้ยงที่พนักงานได้รับจากการไปปฏิบัติงานนอกสถานที่เป็นครั้งคราว ซึ่งพนักงานได้จ่ายไปโดยสุจริตตามความจำเป็น เฉพาะในการที่จะต้องปฏิบัติงานตามหน้าที่ของตนและได้จ่ายไปทั้งหมดในการนั้น ได้รับยกเว้นภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา

กรณีเบี้ยเลี้ยงแบบเหมาจ่าย

ในกรณีที่พนักงานได้รับค่าเบี้ยเลี้ยงในลักษณะเหมาจ่าย กรมสรรพากรได้กำหนดเงื่อนไขไว้ ดังนี้:

1. หลักเกณฑ์การจ่ายต้องเป็นไปโดยสุจริต – บริษัทต้องกำหนดหลักเกณฑ์การจ่ายขึ้นโดยสุจริตตามความจำเป็นและสมควร
2. จำนวนเบี้ยเลี้ยงต้องไม่เกินอัตราสูงสุดที่ทางราชการกำหนด – อัตราเบี้ยเลี้ยงต้องไม่เกินกว่าอัตราที่ทางราชการกำหนดจ่ายให้แก่ข้าราชการ ตามพระราชกฤษฎีกาว่าด้วยค่าใช้จ่ายในการเดินทางไปราชการในประเทศหรือต่างประเทศ
3. การเทียบเคียงอัตรา – ต้องพิจารณาเทียบเคียงกับอัตราเต็มวันหรืออัตราครึ่งวัน แล้วแต่กรณี

หากเป็นไปตามเงื่อนไขที่กล่าวมาข้างต้น ค่าเบี้ยเลี้ยงดังกล่าวจะถือว่าเป็นค่าเบี้ยเลี้ยงที่ได้จ่ายไปโดยสุจริตตามความจำเป็น โดยไม่ต้องมีหลักฐานการจ่ายเงินมาพิสูจน์

อัตราเบี้ยเลี้ยงสูงสุดที่ทางราชการกำหนด

ตามที่ระบุในระเบียบกระทรวงการคลังว่าด้วยการเบิกค่าใช้จ่ายในการเดินทางไปราชการ (ฉบับที่ 2) พ.ศ. 2554 และที่แก้ไขเพิ่มเติม อัตราเบี้ยเลี้ยงที่ทางราชการกำหนดมีดังนี้:

สำหรับการเดินทางไปราชการในประเทศ

ระดับ	อัตราเบี้ยเลี้ยงต่อวัน
ผู้ดำรงตำแหน่งประเภททั่วไประดับอาวุโสลงมา/ตำแหน่งประเภทวิชาการระดับชำนาญการพิเศษลงมา/ตำแหน่งประเภทอำนวยการระดับต้น/ตำแหน่งประเภทบริหารระดับต้น	240 บาท
ผู้ดำรงตำแหน่งประเภททั่วไประดับทักษะพิเศษ/ตำแหน่งประเภทวิชาการระดับเชี่ยวชาญขึ้นไป/ตำแหน่งประเภทอำนวยการระดับสูง/ตำแหน่งประเภทบริหารระดับสูง	270 บาท

สำหรับการเดินทางไปราชการต่างประเทศ

อัตราเบี้ยเลี้ยงสำหรับการเดินทางไปราชการต่างประเทศมีความแตกต่างกันไปตามประเทศและระดับตำแหน่ง โดยมีอัตราที่สูงกว่าการเดินทางในประเทศ

การพิจารณากรณีค่าเบี้ยเลี้ยงเกินกว่าอัตราที่ทางราชการกำหนด

ในกรณีที่พนักงานได้รับค่าเบี้ยเลี้ยงในอัตราที่เกินกว่าอัตราสูงสุดที่ทางราชการกำหนด ให้พิจารณาดังนี้:

1. กรณีมีหลักฐานการจ่ายเงิน – หากพนักงานมีหลักฐานมาพิสูจน์ว่าได้จ่ายไปโดยสุจริตตามความจำเป็นเฉพาะในการที่ต้องปฏิบัติงานตามหน้าที่ของตน และได้จ่ายไปทั้งหมดในการนั้น ค่าเบี้ยเลี้ยงดังกล่าวจะได้รับยกเว้นภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา
2. กรณีไม่มีหลักฐานการจ่ายเงิน – ให้ถือว่าค่าเบี้ยเลี้ยงเฉพาะในส่วนที่ไม่เกินอัตราที่ทางราชการกำหนด เป็นค่าเบี้ยเลี้ยงซึ่งพนักงานนั้นได้จ่ายไปโดยสุจริตตามความจำเป็น ส่วนที่เกินจะต้องนำมาคำนวณเพื่อเสียภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา

ข้อแนะนำสำหรับผู้ประกอบการ

1. กำหนดนโยบายเบี้ยเลี้ยงให้ชัดเจน – ควรกำหนดนโยบายการจ่ายเบี้ยเลี้ยงที่ชัดเจนและสอดคล้องกับความจำเป็นในการปฏิบัติงาน
2. พิจารณาอัตราที่ทางราชการกำหนด – ควรพิจารณาอัตราเบี้ยเลี้ยงให้สอดคล้องกับอัตราที่ทางราชการกำหนด เพื่อให้ได้รับยกเว้นภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาโดยไม่ต้องมีหลักฐานการจ่ายเงินมาพิสูจน์
3. จัดทำระบบการบันทึกค่าใช้จ่าย – หากมีความจำเป็นต้องจ่ายเบี้ยเลี้ยงในอัตราที่สูงกว่าที่ทางราชการกำหนด ควรจัดทำระบบการบันทึกค่าใช้จ่ายที่ชัดเจน เพื่อให้พนักงานสามารถนำมาใช้เป็นหลักฐานในการขอยกเว้นภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา
4. แยกประเภทค่าใช้จ่าย – ควรแยกประเภทค่าใช้จ่ายให้ชัดเจน เช่น ค่าเบี้ยเลี้ยง ค่าที่พัก ค่าพาหนะ เพื่อให้สามารถพิจารณาการยกเว้นภาษีได้อย่างถูกต้อง

สรุป

ค่าเบี้ยเลี้ยงที่พนักงานได้รับจากการไปปฏิบัติงานนอกสถานที่เป็นครั้งคราว สามารถได้รับยกเว้นภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาตามมาตรา 42 (1) แห่งประมวลรัษฎากร หากเป็นไปตามเงื่อนไขที่กำหนด โดยเฉพาะอย่างยิ่งกรณีเบี้ยเลี้ยงแบบเหมาจ่าย ที่ต้องไม่เกินอัตราสูงสุดที่ทางราชการกำหนด

การเข้าใจหลักเกณฑ์ดังกล่าวจะช่วยให้ผู้ประกอบการและฝ่ายบัญชีสามารถวางแผนการจ่ายเบี้ยเลี้ยงให้กับพนักงานได้อย่างถูกต้องและเหมาะสม อันจะนำไปสู่การปฏิบัติตามกฎหมายภาษีอากรได้อย่างถูกต้อง

---