เอกสารบัญชีสูญหายหรือเสียหาย ต้องทำอย่างไร

ออฟฟิศไฟไหม้ น้ำท่วมห้องเก็บเอกสาร ปลวกกินกล่องใบกำกับภาษี โจรกรรม หรือเอกสารหายระหว่างย้ายสำนักงาน เป็นเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นจริงกับธุรกิจ SME กฎหมายถือว่า ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชี (เจ้าของกิจการหรือนิติบุคคล) เป็นผู้รับผิดชอบ ไม่ว่าเอกสารจะหายที่ใคร และมี “เวลานับถอยหลัง” ตั้งแต่วันที่คุณรู้เรื่อง

บทความนี้สรุปสิ่งที่ต้องทำตาม พ.ร.บ.การบัญชี พ.ศ. 2543 และประมวลรัษฎากร พร้อมขั้นตอนแจ้งผ่านระบบ e-Permit ของกรมพัฒนาธุรกิจการค้า (DBD) ทุกมาตราและตัวเลขในบทความตรวจเทียบกับข้อความทางการแล้ว (ดูแหล่งอ้างอิงท้ายบทความ)

สรุปสั้นที่สุด: แจ้ง DBD ผ่านระบบ e-Permit (แบบ ส.บช.2) ภายใน 15 วัน นับแต่วันที่ทราบหรือควรทราบ แนบแผนที่ ภาพถ่าย และใบแจ้งความ จากนั้นขอใบแทนใบกำกับภาษีจากผู้ขาย และกู้สำเนาเอกสารจากคู่ค้าและธนาคาร

ตารางสรุป: กำหนดเวลาและโทษ

1. กฎหมายบัญชี: ต้องเก็บ ต้องแจ้ง และต้องดูแลให้ปลอดภัย

1.1 หน้าที่เก็บรักษา (มาตรา 13 และ 14)

มาตรา 14 กำหนดให้เก็บบัญชีและเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีไม่น้อยกว่า 5 ปีนับแต่วันปิดบัญชี ส่วนมาตรา 13 กำหนดให้เก็บ ณ สถานที่ทำการ สถานที่ผลิตหรือเก็บสินค้าเป็นประจำ หรือสถานที่ทำงานประจำ หากจะเก็บที่อื่น เช่น ฝากไว้ที่สำนักงานบัญชี ต้องได้รับอนุญาตจากสารวัตรใหญ่บัญชีหรือสารวัตรบัญชี (แบบ ส.บช.1 ในระบบ e-Permit)

1.2 หน้าที่แจ้ง (มาตรา 15) และข้อสันนิษฐาน (มาตรา 16)

มาตรา 15 ให้ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีแจ้งสารวัตรใหญ่บัญชีหรือสารวัตรบัญชี ภายในสิบห้าวันนับแต่วันที่ทราบหรือควรทราบ ถึงการสูญหายหรือเสียหาย ข้อสังเกต

1. นับจาก “ทราบหรือควรทราบ” ถ้าน้ำลดแล้วคุณเข้าสำนักงานและเห็นความเสียหาย ก็ถือว่าทราบแล้ว
2. มาตรา 16 ถ้าสารวัตรตรวจพบว่าบัญชีและเอกสารสำคัญสูญหายหรือถูกทำลาย หรือไม่ได้เก็บไว้ในที่ปลอดภัย ให้สันนิษฐานว่าผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีมีเจตนาทำให้เสียหายหรือซ่อนเร้น เว้นแต่จะพิสูจน์ได้ว่าใช้ความระมัดระวังตามสมควรแล้ว ดังนั้นหลักฐานว่าคุณดูแลเอกสารอย่างเหมาะสม (ตู้เก็บ ห้องล็อก ระบบสำรองข้อมูล) มีค่ามากเมื่อเกิดเหตุ

1.3 บทลงโทษ

• ไม่แจ้งภายใน 15 วัน หรือไม่เก็บรักษาตามมาตรา 13/14: ปรับไม่เกิน 5,000 บาท (ม.31) อธิบดีหรือผู้ที่ได้รับมอบหมายเปรียบเทียบปรับได้ และเมื่อชำระแล้วคดีเป็นอันเลิกกัน (ม.41)
• แจ้งข้อความเท็จ: จำคุกไม่เกิน 6 เดือน หรือปรับไม่เกิน 10,000 บาท หรือทั้งจำทั้งปรับ (ม.33) อย่าอ้างว่าเอกสารหายเพื่อซ่อนปัญหาอื่น
• ทำลาย ซ่อนเร้น หรือทำให้เอกสารสูญหาย: โทษตามมาตรา 38 ตามตารางด้านบน
• กรรมการนิติบุคคล: มาตรา 40 ให้กรรมการ ผู้จัดการ หรือผู้รับผิดชอบการดำเนินงานรับโทษด้วย หากความผิดเกิดจากการสั่งการ การกระทำ หรือการละเว้นหน้าที่สั่งการหรือกระทำการของบุคคลนั้น

2. ขั้นตอนแจ้ง DBD ผ่านระบบ e-Permit (แบบ ส.บช.2)

ตามคู่มือ e-Permit ของ DBD ให้เข้าระบบ เลือก “แจ้งบัญชีสูญหายเสียหาย (ส.บช.2)” แล้วกด “สร้างคำขอ”

ข้อมูลที่ต้องกรอก

• ช่วงเวลาที่บัญชีหรือเอกสารสูญหาย/เสียหาย (ตั้งแต่วันที่ถึงวันที่ และจำนวนรอบปีบัญชี/เดือน/วัน)
• รายการบัญชีและเอกสารที่หาย (เพิ่มได้สูงสุด 10 รายการ)
• ที่อยู่สถานที่จัดเก็บขณะเกิดเหตุ พร้อมละติจูด/ลองจิจูด
• ไฟล์หลักฐาน

เอกสารหลักฐานตามคู่มือ

1. แผนที่ตั้งโดยสังเขปของสถานที่เก็บเอกสาร
2. ภาพถ่ายสถานที่เกิดเหตุ เช่น เลขที่อาคาร ห้องหรือชั้น และภาพเอกสารที่เสียหาย
3. หลักฐานอื่นที่แสดงว่าสูญหายหรือเสียหายจริง เช่น ใบแจ้งความหรือรายงานประจำวัน จากสำนักงานตำรวจแห่งชาติ ซึ่งต้องระบุชื่อผู้แจ้งและความเกี่ยวข้องกับนิติบุคคล รายละเอียดนิติบุคคล รายการที่สูญหาย (ให้ระบุเหมือนที่แจ้งกรม) และสถานที่เกิดเหตุ
4. หากไม่ได้เก็บเอกสารไว้ตามสถานที่ที่กฎหมายกำหนด ให้แนบสำเนาแบบ ส.บช.1

ด้านบนของแผนที่และภาพถ่ายให้ระบุข้อความ “สถานที่เก็บรักษาบัญชีและเอกสารประกอบการลงบัญชี ของ (ชื่อธุรกิจ)” ไฟล์ต้องเป็น .pdf, .jpg หรือ .tiff ขนาดไม่เกิน 2 เมกะไบต์ต่อไฟล์

หลังยื่นแล้ว

เจ้าหน้าที่ตรวจสอบคำขอและเอกสาร อาจนัดบันทึกถ้อยคำหรือสอบข้อเท็จจริง หากมีข้อบกพร่องจะแจ้งเหตุผลให้แก้ไขทางอีเมล เมื่อพิจารณาแล้วจะแจ้งผลทางอีเมลและจัดส่งหนังสือแจ้งผลให้กรมสรรพากรทราบ จึงควรถือว่าข้อมูลถึงสรรพากรด้วย

3. ภาษี: ใบแทนใบกำกับภาษี และการเก็บเอกสารภาษี

3.1 เก็บเอกสารภาษีไม่น้อยกว่า 5 ปี (ประมวลรัษฎากร มาตรา 87/3)

ผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มต้องเก็บใบกำกับภาษี สำเนา และเอกสารประกอบรายงานไม่น้อยกว่า 5 ปีนับแต่วันยื่นแบบหรือวันทำรายงาน อธิบดีอาจกำหนดเกิน 5 ปีแต่ไม่เกิน 7 ปี กรณีเลิกกิจการ ต้องเก็บต่อไปอีก 2 ปี การ จงใจ ไม่เก็บรักษาใบกำกับภาษีหรือสำเนา มีโทษปรับไม่เกิน 2,000 บาท (มาตรา 90 (16)) แต่ความเสี่ยงจริงคือสิทธิหักภาษีซื้อ

3.2 ขอใบแทนจากผู้ขาย (มาตรา 86/12)

ถ้าใบกำกับภาษี ใบเพิ่มหนี้ หรือใบลดหนี้ของผู้ซื้อ สูญหาย ถูกทำลาย หรือชำรุดในสาระสำคัญ และผู้ซื้อร้องขอ ผู้ประกอบการจดทะเบียนผู้ออกเอกสารต้องออก ใบแทน ตามหลักเกณฑ์ที่อธิบดีกำหนด

ตามประกาศอธิบดีกรมสรรพากร เกี่ยวกับภาษีมูลค่าเพิ่ม (ฉบับที่ 36) ใบแทนทำโดยถ่ายสำเนาเอกสารเดิม แล้วบันทึกว่า (1) ออกใบแทนครั้งที่ (2) วันที่ออกใบแทน (3) คำอธิบายสาเหตุโดยย่อ และ (4) ลายมือชื่อผู้ออก ผู้ออกต้องบันทึกการออกใบแทนในรายงานภาษีขายของเดือนที่ออก โดยระบุชื่อผู้ซื้อ เลขที่/เล่มที่ และวันที่ของเอกสารเดิม

3.3 ถ้าขอใบแทนไม่ได้ ยังใช้สิทธิภาษีซื้อได้หรือไม่

ประกาศอธิบดีกรมสรรพากร เกี่ยวกับภาษีมูลค่าเพิ่ม (ฉบับที่ 17) วางหลักว่า

• ไม่มีใบกำกับภาษี ไม่มีสิทธินำภาษีซื้อไปหัก (ข้อ 1)
• มีใบกำกับภาษีแต่ไม่อาจแสดงได้ มีสิทธินำภาษีซื้อไปหักได้เมื่อครบสองเงื่อนไข (ข้อ 2) คือ (ก) ใบกำกับภาษีถูกทำลายโดยเหตุสุดวิสัย เช่น อัคคีภัย อุทกภัย วาตภัย และมีหลักฐานทางราชการหรือหลักฐานอื่นที่เชื่อถือได้ว่าเกิดเหตุจริง และ (ข) ขอใบแทนจากผู้ขายตามมาตรา 86/12 ไม่ได้ เพราะผู้ขายออกใบแทนไม่ได้ด้วยเหตุสุดวิสัย

ในทางปฏิบัติ ช่องทางหลักคือขอใบแทนจากผู้ขาย ข้อยกเว้นนี้ใช้เมื่อขอไม่ได้จริง จึงควรเก็บทั้งหลักฐานเหตุสุดวิสัย (ใบแจ้งความ หลักฐานจากทางราชการ) และหลักฐานว่าได้ทำหนังสือขอใบแทนแล้ว

3.4 รายจ่ายต้องพิสูจน์ได้ว่าใครเป็นผู้รับ (มาตรา 65 ตรี (18))

รายจ่ายซึ่งผู้จ่ายพิสูจน์ไม่ได้ว่าใครเป็นผู้รับ เป็นรายจ่ายต้องห้ามในการคำนวณกำไรสุทธิ เมื่อใบเสร็จหาย จึงควรหาหลักฐานอื่นที่ระบุตัวผู้รับเงินได้ เช่น สำเนาจากผู้รับเงิน หรือหลักฐานการโอนเงินจากธนาคาร

4. เช็กลิสต์: ต้องทำอะไร และเมื่อไร

วันที่ 0-3: เก็บหลักฐาน

• ห้ามทิ้งหรือทำลายเอกสารที่เสียหาย (ดูมาตรา 38) ถ่ายภาพก่อนเคลื่อนย้ายทุกครั้ง
• จดวันและเวลาที่ทราบเหตุ เพราะเป็นจุดเริ่มนับ 15 วัน
• ถ่ายภาพอาคาร ห้อง ชั้น และเอกสารที่เสียหาย
• แจ้งความ โดยระบุรายการเอกสารให้ตรงกับที่จะแจ้ง DBD
• สำรวจว่าเอกสารที่หายเป็นของช่วงเวลาใด ประเภทใด

ภายใน 15 วัน: แจ้ง DBD

• ยื่น ส.บช.2 ผ่าน e-Permit พร้อมแผนที่ ภาพถ่าย ใบแจ้งความ
• หากเอกสารอยู่ที่สำนักงานบัญชี ตรวจสอบว่ามี ส.บช.1 และแนบสำเนา
• เก็บหลักฐานการยื่นและอีเมลแจ้งผล

หลังแจ้ง: กู้เอกสาร (แนวปฏิบัติที่แนะนำ ไม่ใช่กำหนดตามกฎหมาย)

• ใบกำกับภาษีขาย: พิมพ์ซ้ำจากโปรแกรมบัญชี หรือขอสำเนาจากลูกค้า
• ใบกำกับภาษีซื้อ: ทำหนังสือขอใบแทนจากผู้ขายตามมาตรา 86/12 และเก็บหลักฐานการขอ
• รายจ่ายอื่น: ขอสำเนาใบเสร็จหรือหลักฐานการโอนเงินจากผู้รับเงินและธนาคาร
• Statement ธนาคาร: ขอรายการเดินบัญชีย้อนหลังจากธนาคาร
• ข้อมูลในโปรแกรมบัญชี: กู้จากระบบสำรองหรือไฟล์ที่เคยส่งออก
• จัดทำบันทึกภายในว่าทดแทนอะไรได้และอะไรทดแทนไม่ได้ แล้วแจ้งผู้สอบบัญชีและที่ปรึกษาภาษี

ป้องกันไม่ให้เกิดซ้ำ

• สแกนและสำรองข้อมูลเอกสารสำคัญไว้คนละสถานที่
• เก็บใบกำกับภาษีซื้อเรียงลำดับตรงกับรายงานภาษีซื้อ
• ย้ายเอกสารไปห้องหรือตู้ที่กันน้ำกันไฟ เพื่อแสดงว่าใช้ความระมัดระวังตามมาตรา 16

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

1. เพิ่งรู้ว่าเอกสารหายมาหลายปีแล้ว ต้องแจ้งไหม

ต้องแจ้งภายใน 15 วันนับแต่วันที่ทราบหรือควรทราบ หากควรทราบมานานแล้ว เช่น ย้ายสำนักงานแล้วไม่ตรวจนับเอกสาร อาจถือว่าล่วงเลยกำหนด ควรแจ้งทันทีที่รู้ และให้ข้อเท็จจริงตามจริง เพราะแจ้งเท็จมีโทษหนักกว่า (ม.33)

2. สำนักงานบัญชีทำเอกสารหาย ใครต้องแจ้ง

ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีคือกิจการของคุณ จึงเป็นผู้ต้องแจ้งตามมาตรา 15 และหากเก็บเอกสารไว้ที่อื่นโดยไม่ได้รับอนุญาต (ส.บช.1) อาจผิดมาตรา 13 และ 31 ควรตรวจสัญญาจ้างและความรับผิดของสำนักงานบัญชีด้วย

3. ผู้ขายไม่ยอมออกใบแทนใบกำกับภาษี ทำอย่างไร

มาตรา 86/12 กำหนดให้ผู้ประกอบการจดทะเบียนต้องออกใบแทนเมื่อถูกร้องขอ ให้ทำหนังสือขอเป็นลายลักษณ์อักษรและเก็บหลักฐานไว้ หากผู้ขายออกให้ไม่ได้เพราะเหตุสุดวิสัยจริง ให้ดูข้อ 2 ของประกาศ ภ.พ. ฉบับที่ 17 ข้างต้น กรณีอื่นควรปรึกษาที่ปรึกษาภาษี

4. ไม่แจ้ง DBD เลยจะเป็นอย่างไร

โทษตามมาตรา 31 คือปรับไม่เกิน 5,000 บาท แต่เอกสารที่หายโดยไม่มีบันทึกการแจ้งอาจเข้าข่ายข้อสันนิษฐานตามมาตรา 16 และเสี่ยงโทษตามมาตรา 38 ซึ่งหนักกว่ามาก

5. เอกสารเปียกหรือขาดแต่ยังอ่านได้ ต้องแจ้งไหม

มาตรา 15 ใช้คำว่า “สูญหายหรือเสียหาย” ไม่ได้จำกัดว่าต้องเสียหายทั้งหมด หากใช้ประโยชน์ทางบัญชีหรือภาษีได้ไม่ครบ ควรแจ้งไว้ก่อน และสแกนส่วนที่ยังอ่านได้เก็บทันที กรณีก้ำกึ่งควรปรึกษาผู้เชี่ยวชาญ

6. ต้องเก็บเอกสารนานแค่ไหน

เอกสารบัญชีไม่น้อยกว่า 5 ปีนับแต่วันปิดบัญชี (ม.14) เอกสารภาษีมูลค่าเพิ่มไม่น้อยกว่า 5 ปีนับแต่วันยื่นแบบหรือวันทำรายงาน (ประมวลรัษฎากร ม.87/3) ทั้งสองกรณีอธิบดีอาจกำหนดเกิน 5 ปีแต่ไม่เกิน 7 ปีได้

ให้ Tawan Consultant ช่วยดูแลเรื่องนี้

หากเอกสารบัญชีของคุณสูญหายหรือเสียหายและกำลังนับถอยหลัง 15 วัน ทีมบัญชีของ ตะวัน คอนซัลแทนท์ (Tawan Consultant) ช่วยประเมินความเสียหาย เตรียมคำขอ ส.บช.2 ผ่านระบบ e-Permit ขอใบแทนและสำเนาเอกสารจากคู่ค้า จัดทำเอกสารขึ้นใหม่ และวางระบบสำรองข้อมูลไม่ให้เกิดซ้ำ

• โทร: 096-692-2528
• LINE: @962iwlqe
• ที่อยู่: 34 ซอยเพชรเกษม 28 แยก 16 แขวงภาษีเจริญ เขตภาษีเจริญ กรุงเทพมหานคร 10160
• เวลาทำการ: จันทร์–ศุกร์ 8:30–17:30
• เว็บไซต์: www.tawanconsultant.com

บทความนี้ให้ข้อมูลทั่วไปเพื่อการศึกษา ไม่ใช่คำแนะนำทางกฎหมายหรือภาษีสำหรับกรณีเฉพาะ กฎหมายและแนวปฏิบัติอาจเปลี่ยนแปลง ควรปรึกษาผู้เชี่ยวชาญก่อนตัดสินใจ

แหล่งอ้างอิง

ตรวจสอบเมื่อ 2 ตุลาคม 2569 (ค.ศ. 2026) เฉพาะแหล่งที่เปิดอ่านและเทียบข้อความแล้ว

1. พระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543 (มาตรา 13, 14, 15, 16, 31, 33, 38, 40, 41) กรมพัฒนาธุรกิจการค้า https://www.dip.go.th/uploadcontent/boom_LAW/GNB_022.pdf
2. คู่มือหลักเกณฑ์และวิธีการยื่นคำขออนุญาตทางอิเล็กทรอนิกส์ (e-Permit) กรมพัฒนาธุรกิจการค้า (แบบ ส.บช.2) https://epermit.dbd.go.th/DBD-ePermit/resources/manual/manual_ePermit.pdf
3. ประมวลรัษฎากร มาตรา 85-86/14 (รวมมาตรา 86/12) กรมสรรพากร https://www.rd.go.th/5208.html
4. ประมวลรัษฎากร มาตรา 87-90 (มาตรา 87/3 และ 90 (16)) กรมสรรพากร https://www.rd.go.th/5209.html
5. ประกาศอธิบดีกรมสรรพากร เกี่ยวกับภาษีมูลค่าเพิ่ม (ฉบับที่ 36) หลักเกณฑ์การออกใบแทน https://www.rd.go.th/3401.html
6. ประกาศอธิบดีกรมสรรพากร เกี่ยวกับภาษีมูลค่าเพิ่ม (ฉบับที่ 17) ภาษีซื้อกรณีไม่มีหรือไม่อาจแสดงใบกำกับภาษี https://www.rd.go.th/3409.html
7. เงื่อนไขการคำนวณกำไรสุทธิ มาตรา 65 ตรี (18) กรมสรรพากร https://rd.go.th/827.html