เปลี่ยนสำนักงานบัญชีอย่างไรให้ปลอดภัย: สัญญาณเตือน จังหวะที่เหมาะ และเช็กลิสต์ส่งมอบงานบัญชี

ถ้ายื่นภาษีช้าซ้ำ ๆ ได้จดหมายแจ้งเงินเพิ่มจากสรรพากร ไม่เคยได้รายงานประจำเดือน หรือโทรหาผู้ดูแลแล้วติดต่อไม่ได้ การเปลี่ยนสำนักงานบัญชีเป็นเรื่องที่ทำได้และควรทำ ขอให้ทำอย่างมีขั้นตอน คือเลือกจังหวะตัดงานที่ชัด ตรวจว่ามีแบบภาษีค้างยื่นหรือไม่ แล้วรับเอกสาร ข้อมูล และรหัสผ่านทุกระบบกลับมาให้ครบก่อนสำนักงานใหม่เริ่มงาน

สิ่งที่เจ้าของกิจการมักไม่รู้คือ ตามกฎหมาย หน้าที่เก็บรักษาบัญชีและเอกสารเป็นของกิจการ ไม่ใช่ของสำนักงานบัญชี (พ.ร.บ.การบัญชี พ.ศ. 2543 มาตรา 13 และ 14) ถ้าเอกสารหายระหว่างย้ายสำนักงาน หรือมีแบบภาษีที่ไม่ได้ยื่น ภาระและค่าปรับตกอยู่กับกิจการ บทความนี้สรุปขั้นตอนที่ควรทำ อ้างอิงกฎหมายและประกาศของกรมพัฒนาธุรกิจการค้า (DBD) และกรมสรรพากร (ดูแหล่งอ้างอิงท้ายบทความ)

สรุปสั้นที่สุด: เห็นสัญญาณเตือนอย่างน้อย 2 ข้อขึ้นไป ควรเริ่มวางแผนเปลี่ยน · จังหวะที่ดีที่สุดคือต้นเดือนหลังสำนักงานเดิมยื่นแบบของเดือนก่อนครบ หรือหลังปิดงบและยื่นงบปีก่อนเสร็จ · ก่อนตัดงาน ให้ตรวจสถานะการยื่นแบบย้อนหลังด้วยตัวเอง · รับคืนสมุดบัญชี งบทดลอง แบบภาษีและใบเสร็จ เอกสารประกอบการลงบัญชี และรหัสผ่านทุกระบบ แล้วเปลี่ยนรหัสทันที · ผู้ทำบัญชีเดิมต้องแจ้งยกเลิก และผู้ทำบัญชีใหม่ต้องแจ้งรับทำบัญชีกับ DBD ภายใน 30 วัน · เก็บบัญชีและเอกสารไม่น้อยกว่า 5 ปีนับแต่วันปิดบัญชี

1. สัญญาณเตือนว่าถึงเวลาเปลี่ยนสำนักงานบัญชี

ทุกสำนักงานมีพลาดได้ แต่ปัญหาที่เกิดซ้ำหรือปัญหาที่เกี่ยวกับกำหนดเวลาตามกฎหมายเป็นสัญญาณที่ไม่ควรมองข้าม

ถ้าเห็นเพียงข้อเดียวและเป็นครั้งแรก ลองคุยกับสำนักงานเดิมก่อน แต่ถ้าเห็นตั้งแต่ 2 ข้อขึ้นไป หรือมีจดหมายแจ้งค่าปรับแล้ว ควรเริ่มวางแผนเปลี่ยน เพราะยิ่งปล่อยนาน เงินเพิ่มยิ่งเดินและเอกสารยิ่งตามยาก

2. ใครเป็นเจ้าของเอกสารบัญชี: หน้าที่ตามกฎหมายที่เจ้าของต้องรู้

พ.ร.บ.การบัญชี พ.ศ. 2543 แยก 2 บทบาทออกจากกัน คือ "ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชี" ซึ่งก็คือกิจการของคุณ (ห้างหุ้นส่วนจดทะเบียน บริษัท ฯลฯ) และ "ผู้ทำบัญชี" ซึ่งคือคนที่ลงบัญชีให้ จะเป็นพนักงานของคุณหรือคนของสำนักงานบัญชีก็ได้

ผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มยังต้องเก็บใบกำกับภาษี สำเนา และเอกสารประกอบรายงานภาษีไม่น้อยกว่า 5 ปีนับแต่วันยื่นแบบหรือวันทำรายงานด้วย (ประมวลรัษฎากร มาตรา 87/3)

ความหมายในทางปฏิบัติ: สำนักงานบัญชีเป็นแค่ผู้ช่วยดูแลเอกสารแทนคุณ เมื่อเลิกจ้าง เอกสารต้องกลับมาที่กิจการ ถ้าสำนักงานเดิมทำเอกสารหาย คุณยังเป็นคนที่ต้องแจ้งภายใน 15 วัน และยังต้องตอบคำถามเจ้าหน้าที่ ส่วนจะเรียกร้องค่าเสียหายจากสำนักงานได้แค่ไหน ขึ้นกับสัญญาจ้าง อ่านรายละเอียดระยะเวลาเก็บเอกสารแต่ละประเภทได้ที่ เอกสารอะไรบ้างที่ต้องเก็บไว้สำหรับทำบัญชี และต้องเก็บกี่ปี

3. จังหวะที่เหมาะกับการเปลี่ยนสำนักงานบัญชี

เปลี่ยนได้ทุกเวลา แต่ถ้าเลือกจังหวะดี เส้นแบ่งว่าใครรับผิดชอบงานไหนจะชัด และลดโอกาสที่แบบภาษีเดือนใดเดือนหนึ่งจะตกหล่นระหว่างสองสำนักงาน

ความเห็นของสำนักงาน: ถ้ายังไม่มีปัญหาเร่งด่วน จังหวะที่ดีที่สุดคือหลังปิดงบปีก่อนเสร็จ ถ้ามีปัญหาแล้ว เช่น ยื่นแบบช้าหลายเดือน ไม่ควรรอสิ้นปี ให้เปลี่ยนต้นเดือนถัดไปและให้สำนักงานใหม่เริ่มตรวจย้อนหลังทันที

4. ก่อนตัดงาน: ตรวจว่ามีแบบภาษีค้างยื่นหรือไม่

ขั้นตอนนี้สำคัญที่สุด เพราะแบบที่ค้างยื่นจะไม่หายไปไหน แค่รอให้คนใหม่มาเจอ และเงินเพิ่มเดินทุกเดือน

1. เข้าระบบยื่นแบบของกรมสรรพากรด้วยบัญชีของกิจการเอง แล้วดูประวัติการยื่นแบบย้อนหลังอย่างน้อย 12 เดือน แยกตามแบบ เช่น ภ.พ.30 ภ.ง.ด.1 ภ.ง.ด.3 ภ.ง.ด.53 ภ.ง.ด.51 ภ.ง.ด.50
2. ทำตารางเดือนต่อเดือน ว่าแต่ละแบบยื่นแล้วหรือยัง ยื่นวันไหน ชำระเท่าไร เดือนที่ไม่มีรายการก็ต้องตรวจว่าต้องยื่นหรือไม่ เช่น ภ.พ.30 ต้องยื่นทุกเดือนภาษีไม่ว่าจะมีการขายหรือไม่ (คำแนะนำท้ายแบบ ภ.พ.30)
3. ตรวจการยื่นงบการเงินกับ DBD ของปีที่ผ่านมา
4. ตรวจเงินสมทบประกันสังคม ถ้ามีลูกจ้าง
5. ขอให้สำนักงานเดิมยืนยันเป็นลายลักษณ์อักษร ว่ายื่นแบบครบถึงเดือนใด และมีรายการค้างหรือไม่

ตัวอย่าง: พบ ภ.พ.30 ค้างยื่นระหว่างส่งมอบงาน

สมมติตรวจพบว่า ภ.พ.30 เดือนพฤษภาคมไม่ได้ยื่น มีภาษีต้องชำระ 20,000 บาท กำหนดยื่นคือ 15 มิถุนายน และกิจการไปยื่นชำระวันที่ 10 กันยายน (ตัวเลขสมมติ)

เงินเพิ่มตามมาตรา 27 ไม่เกินจำนวนภาษีที่ต้องเสีย และยังไม่รวมเบี้ยปรับหรือค่าปรับอื่นที่อาจเกิดขึ้น ลองคำนวณกรณีของคุณด้วย เครื่องคำนวณเบี้ยปรับและเงินเพิ่มภาษี ตัวอย่างนี้แสดงว่ายิ่งตรวจพบเร็ว ต้นทุนยิ่งต่ำ และควรตกลงให้ชัดก่อนเลิกจ้างว่าค่าปรับที่เกิดจากความผิดพลาดของสำนักงานเดิมใครเป็นผู้รับภาระ

5. เช็กลิสต์ส่งมอบงานบัญชี

ทำรายการนี้เป็นหนังสือส่งมอบ ระบุว่าส่งอะไร ช่วงเวลาไหน ลงชื่อทั้งผู้ส่งและผู้รับ เอกสารที่ส่งเป็นไฟล์ให้ระบุชื่อไฟล์และช่องทางที่ส่ง

5.1 บัญชีและรายงาน

• สมุดบัญชีและทะเบียนต่าง ๆ ถึงวันตัดงาน (สมุดรายวัน บัญชีแยกประเภท ทะเบียนทรัพย์สินพร้อมค่าเสื่อมราคาสะสม) ทั้งไฟล์จากโปรแกรมบัญชีและไฟล์ส่งออกที่เปิดอ่านได้โดยไม่ต้องใช้โปรแกรมเดิม
• งบทดลอง ณ วันตัดงาน และงบทดลองสิ้นปีที่ผ่านมา
• งบการเงินที่ผู้สอบบัญชีรับรองแล้ว และหนังสือแจ้งข้อสังเกตจากผู้สอบบัญชี (ถ้ามี)
• รายละเอียดประกอบยอดคงเหลือ: ลูกหนี้ เจ้าหนี้ สินค้าคงเหลือ เงินกู้ เงินทดรองกรรมการ กระทบยอดธนาคาร
• ผังบัญชีและนโยบายการบัญชีที่ใช้

5.2 ภาษีและการยื่นแบบ

• สำเนาแบบภาษีทุกฉบับที่ยื่นแล้ว พร้อมใบเสร็จหรือหลักฐานการชำระ อย่างน้อยตั้งแต่ต้นปีปัจจุบันและปีก่อน
• รายงานภาษีขาย รายงานภาษีซื้อ และรายงานสินค้าและวัตถุดิบ (ถ้าจด VAT)
• สำเนาหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย (50 ทวิ) ที่กิจการออกและที่ได้รับ
• หนังสือโต้ตอบกับสรรพากรหรือ DBD เช่น หมายเรียก หนังสือแจ้งค่าปรับ คำร้องขอคืนภาษี
• รายการแบบที่ค้างยื่นหรือยื่นเพิ่มเติม (จากข้อ 4)

5.3 เอกสารประกอบการลงบัญชี

• ใบกำกับภาษี ใบเสร็จ ใบสำคัญจ่าย สัญญา Statement ธนาคาร ที่กิจการเคยส่งให้สำนักงานเดิม ส่งคืนตามช่วงเวลาที่ครบกำหนดเก็บ 5 ปี
• ทะเบียนลูกจ้าง และหลักฐานการนำส่งประกันสังคม

ใช้ Checklist เตรียมเอกสารสำนักงานบัญชี (รายเดือน/รายปี) เทียบว่าเอกสารประจำเดือนที่ได้คืนมาครบหรือไม่

5.4 บัญชีผู้ใช้และรหัสผ่าน

• รายชื่อระบบทั้งหมดที่สำนักงานเดิมเข้าใช้แทนกิจการ เช่น ระบบยื่นแบบของกรมสรรพากร ระบบยื่นงบการเงินของ DBD ระบบประกันสังคม และโปรแกรมบัญชีออนไลน์
• ชื่อผู้ใช้ รหัสผ่าน และอีเมลหรือเบอร์โทรที่ผูกกับบัญชีเหล่านั้น
• เปลี่ยนรหัสผ่านทันทีหลังรับมอบ และเปลี่ยนอีเมลหรือเบอร์โทรที่ใช้กู้รหัสให้เป็นของกิจการ
• ยกเลิกสิทธิ์เข้าใช้บัญชีธนาคารออนไลน์หรือโปรแกรมบัญชีที่ให้สำนักงานเดิมไว้

ความเห็นของสำนักงาน: บัญชีผู้ใช้ทุกระบบควร ลงทะเบียนในชื่อและอีเมลของกิจการเอง ตั้งแต่แรก แล้วให้สำนักงานบัญชีใช้ในฐานะผู้ได้รับมอบหมาย เพราะถ้าลงทะเบียนด้วยอีเมลของสำนักงาน การรับคืนจะยุ่งยากเมื่อเลิกจ้าง

5.5 ถ้าเอกสารไม่ครบหรือสูญหาย

ถ้าสำนักงานเดิมแจ้งว่าเอกสารบางส่วนหายหรือเสียหาย กิจการต้องแจ้งสารวัตรใหญ่บัญชีหรือสารวัตรบัญชีภายใน 15 วันนับแต่วันที่ทราบหรือควรทราบ (พ.ร.บ.การบัญชี มาตรา 15) ไม่ควรรอจนสิ้นปี ดูขั้นตอนได้ที่ เอกสารบัญชีสูญหายหรือเสียหาย ต้องทำอย่างไร

6. เปลี่ยนผู้ทำบัญชีกับ DBD

เมื่อเปลี่ยนสำนักงาน ผู้ทำบัญชีของกิจการก็เปลี่ยนด้วย ประกาศกรมพัฒนาธุรกิจการค้า เรื่อง กำหนดคุณสมบัติและเงื่อนไขของการเป็นผู้ทำบัญชี พ.ศ. 2568 (ใช้บังคับตั้งแต่ 1 มกราคม 2569) ข้อ 6 (1) กำหนดให้ ผู้ทำบัญชีแจ้งรายละเอียดการทำบัญชี ทั้งการรับทำบัญชีและการยกเลิกทำบัญชี ผ่านระบบงานผู้ทำบัญชีอิเล็กทรอนิกส์ (e-Accountant) ที่เว็บไซต์ dbd.go.th ภายใน 30 วันนับแต่วันที่รับทำบัญชีหรือวันที่ยกเลิกทำบัญชี

หน้าที่แจ้งเป็นของผู้ทำบัญชี แต่กิจการมีหน้าที่จัดให้มีผู้ทำบัญชีที่มีคุณสมบัติ (มาตรา 19) จึงควรขอหลักฐานการแจ้งจากทั้งสองฝ่าย ประกาศฉบับเดียวกันยังกำหนดว่าผู้ทำบัญชีหนึ่งคนรับทำบัญชีได้ไม่เกิน 100 งบการเงินต่อปีปฏิทิน (ข้อ 6 (3)) ขั้นตอนในระบบอาจปรับปรุงได้ ควรตรวจคู่มือล่าสุดที่ dbd.go.th อีกครั้ง

7. สิ่งที่สำนักงานใหม่ควรตรวจในเดือนแรก

สำนักงานใหม่ที่ดีไม่ควรเริ่มลงบัญชีเดือนใหม่ทันทีโดยไม่ดูของเดิม เพราะถ้ายอดยกมาผิด ทุกเดือนหลังจากนั้นจะผิดตาม

ผลการตรวจเดือนแรกควรสรุปเป็นรายงานสั้น ๆ ให้เจ้าของ ระบุว่าพบอะไร ต้องแก้อะไร และเรื่องใดต้องตัดสินใจ เช่น ยื่นแบบเพิ่มเติม

อ่านต่อ: ภ.พ.30 คืออะไร ยื่นอย่างไร: คำนวณภาษีขายหักภาษีซื้อ ภาษีซื้อต้องห้าม ยื่นเพิ่มเติม และเบี้ยปรับเงินเพิ่ม · เลิกกิจการ ปิดบริษัทหรือ หจก. ให้ถูกต้อง: จดทะเบียนเลิก ชำระบัญชี ภาษี และเอกสารที่ต้องใช้ · ภ.ง.ด.1 ภ.ง.ด.3 ภ.ง.ด.53 ต่างกันอย่างไร: แบบภาษีหัก ณ ที่จ่ายที่บริษัทต้องยื่น อัตรา กำหนดเวลา และค่าปรับ · ทำบัญชีย้อนหลัง เมื่อไม่ได้ส่งงบการเงินหลายปี: ค่าปรับ ความเสี่ยงถูกขีดชื่อร้าง และขั้นตอนแก้ให้ถูกต้อง

คำถามที่พบบ่อย

1. เปลี่ยนสำนักงานบัญชีกลางปีได้ไหม

ได้ กฎหมายไม่ได้ห้าม แต่สำนักงานใหม่ต้องรับผิดชอบงบการเงินทั้งปี จึงต้องตรวจงานของสำนักงานเดิมตั้งแต่ต้นปี ถ้าไม่มีปัญหาเร่งด่วน การเปลี่ยนหลังปิดงบปีก่อนเสร็จจะแบ่งความรับผิดชอบได้ชัดกว่า

2. สำนักงานเดิมไม่ยอมคืนเอกสาร ทำอย่างไร

ทำหนังสือขอคืนเป็นลายลักษณ์อักษร ระบุรายการและกำหนดวัน และอ้างหน้าที่เก็บรักษาของกิจการตามพ.ร.บ.การบัญชี มาตรา 13 และ 14 ถ้ายังไม่ได้คืน ควรปรึกษาทนายความเรื่องสัญญาจ้าง และถ้าเอกสารสูญหายจริง กิจการต้องแจ้งภายใน 15 วันตามมาตรา 15

3. ต้องเก็บเอกสารบัญชีไว้กี่ปี

ไม่น้อยกว่า 5 ปีนับแต่วันปิดบัญชี (พ.ร.บ.การบัญชี มาตรา 14) และอธิบดีอาจกำหนดให้เก็บเกิน 5 ปีแต่ไม่เกิน 7 ปีได้ เอกสารภาษีมูลค่าเพิ่มต้องเก็บไม่น้อยกว่า 5 ปีนับแต่วันยื่นแบบหรือวันทำรายงาน (ประมวลรัษฎากร มาตรา 87/3) และถ้าเลิกกิจการต้องเก็บต่อไปอีก 2 ปี

4. ใครต้องแจ้ง DBD ว่าเปลี่ยนผู้ทำบัญชี

ผู้ทำบัญชีเป็นผู้แจ้ง คนเดิมแจ้งยกเลิก คนใหม่แจ้งรับทำบัญชี ผ่านระบบ e-Accountant ภายใน 30 วัน (ประกาศกรมพัฒนาธุรกิจการค้า เรื่อง กำหนดคุณสมบัติและเงื่อนไขของการเป็นผู้ทำบัญชี พ.ศ. 2568 ข้อ 6 (1)) เจ้าของกิจการควรขอหลักฐานการแจ้งจากทั้งสองฝ่าย

5. ค่าปรับที่เกิดจากสำนักงานเดิมยื่นแบบช้า ใครจ่าย

ต่อสรรพากร กิจการเป็นผู้มีหน้าที่เสียภาษี จึงต้องชำระเงินเพิ่มและเบี้ยปรับก่อน ส่วนจะเรียกคืนจากสำนักงานเดิมได้หรือไม่ ขึ้นกับสัญญาจ้างและหลักฐานว่าความล่าช้าเกิดจากฝ่ายใด เช่น กิจการส่งเอกสารครบตรงเวลาแล้วหรือไม่

6. ถ้าพบว่ามีแบบภาษีค้างยื่น ควรทำอย่างไร

ยื่นแบบและชำระภาษีโดยเร็วที่สุด เพราะเงินเพิ่มตามมาตรา 27 คิดร้อยละ 1.5 ต่อเดือนหรือเศษของเดือน ยิ่งช้ายิ่งมาก ให้สำนักงานใหม่ทำตารางแบบที่ค้างทั้งหมดก่อน แล้วยื่นเรียงตามลำดับความสำคัญ

ให้ Tawan Consultant ช่วยดูแลเรื่องนี้

ทีมบัญชีของ ตะวัน คอนซัลแทนท์ (Tawan Consultant) ช่วยรับส่งมอบงานจากสำนักงานบัญชีเดิม ตรวจแบบภาษีค้างยื่น ตรวจยอดยกมาและงบทดลองในเดือนแรก แจ้งรับทำบัญชีกับ DBD และวางระบบให้บัญชีผู้ใช้ทุกระบบอยู่ในชื่อกิจการ ดูรายละเอียดได้ที่ บริการรับทำบัญชี

• โทร: 096-692-2528
• LINE: @962iwlqe
• ที่อยู่: 34 ซอยเพชรเกษม 28 แยก 16 แขวงปากคลองภาษีเจริญ เขตภาษีเจริญ กรุงเทพมหานคร 10160
• เวลาทำการ: จันทร์–ศุกร์ 8:30–17:30
• เว็บไซต์: www.tawanconsultant.com

บทความนี้ให้ข้อมูลทั่วไปเพื่อการศึกษา ไม่ใช่คำแนะนำทางกฎหมายหรือภาษีสำหรับกรณีเฉพาะ กฎหมายและแนวปฏิบัติอาจเปลี่ยนแปลง ควรปรึกษาผู้เชี่ยวชาญก่อนตัดสินใจ

แหล่งอ้างอิง

1. พระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543 (มาตรา 11, 13, 14, 15, 19, 20, 29, 31) https://www.dip.go.th/uploadcontent/boom_LAW/GNB_022.pdf
2. ประกาศกรมพัฒนาธุรกิจการค้า เรื่อง กำหนดคุณสมบัติและเงื่อนไขของการเป็นผู้ทำบัญชี พ.ศ. 2568 (ราชกิจจานุเบกษา เล่ม 142 ตอนพิเศษ 346 ง ลงวันที่ 29 ตุลาคม 2568, ข้อ 2 และข้อ 6 (1) (3)) ในคู่มือการใช้ระบบงานผู้ทำบัญชี (e-Accountant) การแจ้งเป็นผู้ทำบัญชี กรมพัฒนาธุรกิจการค้า https://www.dbd.go.th/storage/manual/415ecd3d-efb9-41e4-9f2d-03c4ea645773.pdf
3. การยืนยันรายชื่อธุรกิจที่รับทำบัญชี (การแจ้งและยกเลิกทำบัญชีภายใน 30 วัน) กรมพัฒนาธุรกิจการค้า https://www.dbd.go.th/data-storage/attachment/751bf71f61ea9a615a41055a.pdf
4. ประมวลรัษฎากร มาตรา 27 (เงินเพิ่มร้อยละ 1.5 ต่อเดือน) กรมสรรพากร https://www.rd.go.th/5943.html
5. ประมวลรัษฎากร มาตรา 83 (กำหนดยื่น ภ.พ.30 ภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไป) กรมสรรพากร https://www.rd.go.th/5207.html
6. ประมวลรัษฎากร มาตรา 87/3 (การเก็บรักษาใบกำกับภาษีและรายงาน) กรมสรรพากร https://www.rd.go.th/5209.html
7. แบบแสดงรายการภาษีมูลค่าเพิ่ม (ภ.พ.30) พร้อมคำแนะนำ (ยื่นทุกเดือนภาษีไม่ว่าจะมีการขายหรือไม่) กรมสรรพากร https://www.rd.go.th/fileadmin/tax_pdf/vat/2568/pp30_010968.pdf